岳陽路橋設(shè)備信息化管理方案探討
存在的蔽端:臺帳信息不全,有些信息不能實時更新(如折舊率),紙質(zhì)檔案難以保存和查詢,設(shè)備的全生命周期內(nèi)很難一目了然知道這臺設(shè)備的經(jīng)濟效益,與設(shè)備相關(guān)的各種合同不能做到無紙化動態(tài)管理等。
針對這一現(xiàn)狀和存在的問題,本人做了二個的方面工作:一是對所有總公司的設(shè)備儀器按類別統(tǒng)一編號,做成資產(chǎn)登記卡,粘貼在設(shè)備儀器上,然后對設(shè)備儀器的正面和側(cè)面拍照,卡片試樣如下圖一所示:
圖一、資產(chǎn)登記卡
并將采集的設(shè)備儀器的圖片數(shù)據(jù)整理后保存在硬盤上,為設(shè)備電子臺帳準備圖片資料。二是開發(fā)公司資產(chǎn)管理軟件,具體管理方案和思路如下:結(jié)合總公司的設(shè)備管理制度和現(xiàn)實的管理需求,第一步建立設(shè)備電子臺帳;第二步建立設(shè)備維修、設(shè)備保養(yǎng)、設(shè)備調(diào)撥、設(shè)備租賃、設(shè)備拍賣、設(shè)備報廢等子表,并將子表信息關(guān)聯(lián)到設(shè)備臺帳中,實現(xiàn)信息共享;第三步,在設(shè)備臺帳中能實時更新某個設(shè)備從購買到報廢的全生命周期中的各個階段利潤的變化情況,若為正值,則實現(xiàn)了增值;若仍為負值,則還未收回成本。四步,在設(shè)備租賃中植入租賃合同原件的掃描件(PDF格式),若內(nèi)租,則與項目合同管理共享;若外租,則單獨存在。軟件卡通式操作總界面和具體操作界面如下圖二、圖三所示:
圖二、軟件卡通式操作總界面
圖三、具體操作界面
軟件實現(xiàn)的基本功能有:
1、臺帳管理:建立設(shè)備基礎(chǔ)資料,如:設(shè)備的基本信息;設(shè)備的技術(shù)參數(shù);設(shè)備的機構(gòu)和部件組成;設(shè)備的圖片及文檔;設(shè)備的位置信息;設(shè)備的定期保養(yǎng)維護要求;
2、數(shù)據(jù)查詢:按設(shè)備類別進行查詢,查詢結(jié)果明細表可輸出不同格式;
3、設(shè)備變動處理:可對設(shè)備變動、設(shè)備調(diào)撥、設(shè)備租賃進行查詢、處理和匯總;
4、折舊:所有設(shè)備凈值按“設(shè)備臺帳表”后的附注計算,且每月在臺帳表中自動更新;
5、匯總與打?。嚎蛇M行設(shè)備臺帳匯總打印,或按設(shè)備分類打印設(shè)備臺帳;
6、所有設(shè)備實現(xiàn)直觀的效益跟蹤;
7、因內(nèi)網(wǎng)的登錄者為本公司內(nèi)部人員,因此可提供查詢、指定表格內(nèi)容修改、刪除及表格的打印功能(須設(shè)定對指定部門或指定人開放);由管理員對部門相關(guān)人員設(shè)定權(quán)限,指定專人負責對各自相關(guān)信息的錄入。
根據(jù)半年來的使用情況看,軟件使用中存在一大難點,相關(guān)信息不能及時得到更新,原因是具體管理人員未能熟練操作資產(chǎn)管理軟件,若按規(guī)則流程處理的相關(guān)事務(wù)并及時更新到相關(guān)設(shè)備信息中,則能做到帳目清晰、查詢方便,永久保存且無須重復性工作。
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